Закон о документообороте
Глава 1. Общие положения
1.1. Предмет регулирования настоящего закона.
Настоящий закон устанавливает единые требования к созданию, оформлению, подписанию, опубликованию, изменению, хранению и доведению до сведения заинтересованных лиц документов, издаваемых органами государственной власти, государственными организациями и должностными лицами, а также иных документов, имеющих юридическое значение в случаях, предусмотренных законодательством.
1.2. Основные понятия, используемые в настоящем законе.
Документ - зафиксированная на бумажном либо электронном носителе информация, составленная в установленной форме и способная порождать юридические последствия либо подтверждать юридически значимые обстоятельства.
Электронный документ - документ, созданный, опубликованный или хранящийся в электронной форме, содержание и авторство которого могут быть достоверно установлены.
Реквизит документа - элемент оформления документа, содержащий сведения, необходимые для его идентификации, удостоверения подлинности либо определения юридического значения.
Автор документа - государственный орган, организация, должностное или иное уполномоченное лицо, от имени которого документ издается либо составляется.
Публикация документа - размещение документа на официальном информационном ресурсе либо иным установленным законодательством способом с целью доведения его содержания до неопределенного или определенного круга лиц.
Уведомление - доведение содержания документа либо сведений о его принятии до конкретного лица одним из способов, установленных настоящим законом.
Акт общего характера - документ, действие которого распространяется на неопределённый круг лиц либо на определенную категорию государственных служащих без необходимости их индивидуального перечисления.
Технико-юридическая правка - исправление орфографических, пунктуационных, грамматических, технических ошибок, реквизитов, нумерации либо иных недостатков документа, не изменяющее существа содержащегося в нём решения, прав и обязанностей лиц.
Содержательное изменение документа - изменение положений документа, влекущее изменение его смысла, установленных им прав, обязанностей, запретов, разрешений либо иных юридических последствий.
Юридическая сила документа - способность документа порождать предусмотренные законодательством юридические последствия.
Подпись - реквизит документа, позволяющий установить лицо, подписавшее документ, и подтверждающий выраженное им волеизъявление. Подпись может быть собственноручной либо воспроизводиться в электронном документе способом, позволяющим достоверно установить подписавшее лицо.
Печать - реквизит документа в виде оттиска либо его электронного изображения, используемый для подтверждения происхождения документа и подлинности подписи должностного лица в случаях, предусмотренных законодательством.
1.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
1.4. Перед подписанием и/или публикацией документа автор обязан удостовериться в соответствии документа с требованиями настоящего закона и иных нормативных правовых актов штата Сан-Андреас.
1.5. Если иное не предусмотрено настоящим законом или специальным законодательством, документы должны содержать следующие реквизиты:
1) Герб Соединенных Штатов Америки или геральдика организации;
2) наименование автора документа;
3) наименование вида документа; дата документа; адресат, если документ направлен конкретному лицу либо определенному кругу лиц;
4) заголовок к тексту; текст документа; подпись.
1.6. Подпись и/или печать не должна содержать информации или скрытого подтекста ущемляющего чьи-либо права, честь или достоинство, а также информации развлекательного характера, которая не несёт в себе смысловой нагрузки.
1.7. Течение сроков.
Любой срок, установленный законом, подзаконным актом или иным документом и выраженный определенным периодом времени (час, день, неделя, месяц, год), исчисляется в полном соответствии с заданной длительностью, независимо от выходных и праздничных дней, если иное прямо не установлено соответствующим актом. Окончание срока наступает по истечении полного установленного периода, в тот же час и минуту, которые соответствуют моменту его начала.
Течение срока начинается с момента наступления события, которым определено его начало, если иное не установлено законом. При этом под "днем" понимаются календарные сутки, состоящие из 24 часов и включающие все последующие дни подряд. Под неделей понимается период продолжительностью семь дней. Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующие число и время последнего месяца срока. Если соответствующего числа в таком месяце нет, срок истекает в последний день месяца. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц, число и время последнего года срока.
Глава 2. Документация органов государственной власти
2.1. Органы государственной власти при подготовке актов используют обязательные реквизиты, предусмотренные настоящей главой. Порядок расположения реквизитов и внешний вид документа определяются соответствующим органом самостоятельно, если иное прямо не установлено законом.
2.2. Правительство штата Сан-Андреас при подготовке актов обязано использовать следующие реквизиты:
1) символика Правительства и/или герб Соединенных Штатов Америки;
2) заголовок документа;
3) текст документа;
4) наименование должности и подпись. Имя, фамилия лица, подписавшего акт;
5) место, дата подписания, номер документа.
2.3. Государственные структуры при подготовке актов обязаны использовать следующие реквизиты:
1) идентификационный знак государственной структуры;
2) наименование акта;
3) дата, место подписания, номер документа;
4) текст документа;
5) наименование должности и подпись. Имя, фамилия лица, подписавшего акт.
2.4. Прокуратура и Офис Генерального прокурора штата Сан - Андреас при подготовке актов обязаны использовать следующие реквизиты:
1) символика Прокуратуры и/или герб Соединенных Штатов Америки;
2) заголовок документа;
3) текст документа;
4) наименование должности и подпись. Имя, фамилия лица, подписавшего акт;
5) место, дата подписания, номер документа.
2.5. Суды штата Сан - Андреас при подготовке актов используют образцы и шаблоны, утвержденные Председателем Верховного суда штата Сан - Андреас и должны соответствовать требованиям Судебного кодекса штата Сан - Андреас.
2.6. Уставы государственных организаций, опубликованные на портале штата должны иметь информацию об акте, утвердившем устав.
Примечание: в уставе должна быть указана дата публикации акта, ссылка на акт и его наименование, а также имя, фамилия, должность лица, утвердившего устав.
2.7. Генеральный Прокурор имеет право своим указом устанавливать образцы, стандарты формирования делопроизводств следственных органов.
2.8. Федеральное правительство при создании служебных удостоверений, паспортов, военных билетов, лицензионных карт использует образцы утвержденные внутри своего органа.
Глава 3. Внесение изменений в документацию, уведомление лиц о документации
3.1. Надлежащими способами уведомления лиц об определенной документации являются:
1. Уведомление через SMS по номеру телефона;
2. Уведомление через специальный канал для государственных структур (ЧП-канал - постановления), в случае уведомления действующих государственных служащих;
3. Уведомление через личную почту гражданина с сохранением фиксации отправки письма;
4. Уведомление путем передачи копии документа с сохранением фиксации передачи;
5. Уведомление сотрудника посредством его руководства. Обязательным требованием является предоставление доказательств доведения информации до сотрудника с использованием одного из способов, перечисленных в пунктах 1–4 настоящей статьи;
6. Уведомление через специальный канал для государственных структур (ЧП-канал (новости-GOV)) в случае уведомления всех сотрудников государственных структур об актах, касающихся деятельности этих структур;
3.2. Лицо считается надлежащим образом уведомленным с момента направления уведомления одним из предусмотренных настоящей главой способов при наличии объективной фиксации его отправки, если законодательством прямо не предусмотрена необходимость подтверждения получения уведомления адресатом. Государственный служащий считается уведомленным об акте общего характера с момента его опубликования в установленном информационном канале государственной власти, если законом не предусмотрено персональное уведомление.
3.3. При уведомлении лица посредством его непосредственного руководителя моментом уведомления считается момент направления уведомления самому сотруднику одним из способов, предусмотренных пунктами 1-4 статьи 3.1 настоящего закона.
3.4. Документация не может быть изменена после ее подписания либо опубликования без соответствующего акта о внесении правок технико-юридического или содержательного характера в таковой. Акт о внесении изменений вправе принять автор документа либо орган или должностное лицо, обладающее на момент внесения изменений полномочиями на принятие документов соответствующего вида.
3.5. В акте о внесении правок должно быть указано, что именно будет изменено в формате “до”, “после”.
3.6. Технико-юридическая правка не может изменять смысл документа, установленные им права, обязанности, сроки, запреты, разрешения, меры ответственности и иные юридические последствия. Изменения указанных положений являются содержательными и вносятся исключительно соответствующим актом о внесении изменений.
3.7. Орган или должностное лицо, принявшее акт о внесении содержательных изменений в опубликованный либо доведенный до сведения адресата документ, обязано в течение 24 часов с момента подписания такого акта уведомить об изменениях адресата документа и иных лиц, права и обязанности которых ими затрагиваются, одним из способов, предусмотренных статьей 3.1 настоящего закона.
Примечание: об изменениях акта общего характера лица уведомляются путем опубликования акта о внесении изменений тем же способом, которым был опубликован изменяемый акт. Момент уведомления определяется в соответствии со статьей 3.2 настоящего закона. О внесении технико-юридической правки персональное уведомление не требуется; достаточно опубликования акта о ее внесении.
3.8. До надлежащего уведомления лица содержательные изменения, устанавливающие или усиливающие его обязанности, запреты либо ответственность, не могут быть применены к этому лицу.
Глава 4. Заключительные положения
4.1. Соблюдение обязательных требований настоящего закона к оформлению документа является условием его юридической силы. Документ, оформленный с нарушением таких требований, не подлежит исполнению до устранения нарушений в порядке, предусмотренном настоящим законом. Орфографические, пунктуационные и иные технические ошибки, не приостанавливают его исполнение, однако подлежат исправлению.
Примечание: устранение нарушения обязательных требований к оформлению документа оформляется актом о внесении технико-юридической правки. Документ приобретает юридическую силу с момента уведомления о публикации такого акта.
4.2. Нарушение требований настоящего закона влечет дисциплинарную, административную либо уголовную ответственность в случаях и порядке, предусмотренных законодательством штата Сан-Андреас.
4.3. Контроль за соблюдением положений настоящего закона возлагается на Офис Генерального прокурора.